Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Qozen AI is gevestigd aan de Westerstraat 10, 3016 DH Rotterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96716606. BTW-identificatienummer: NL005227750B76. Voor vragen over deze privacyverklaring of een verzoek op grond van de AVG kun je contact opnemen via info@qozenai.nl of telefonisch via 010 360 3123.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor profilering ten behoeve van derden. Voor maatwerk- en pilottrajecten kunnen aanvullende afspraken in een offerte of verwerkersovereenkomst staan; die hebben voorrang op deze privacyverklaring voor zover het die trajecten betreft.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam en functie
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en paginabezoeken (via cookies en analytics)
• Gegevens die je zelf invult via ons contactformulier of workflow-scan aanvraag

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen:

• Het uitvoeren van onze diensten (o.a. het bouwen en onderhouden van AI Operations Dashboards)
• Het beantwoorden van vragen en verzoeken via ons contactformulier
• Het versturen van offertes, facturen en projectupdates
• Het verbeteren van onze website en dienstverlening
• Het naleven van wettelijke verplichtingen (zoals belastingwetgeving)

4. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer verwerking noodzakelijk is om onze diensten te leveren.
• Gerechtvaardigd belang: voor het verbeteren van onze website en het beantwoorden van contactverzoeken.
• Wettelijke verplichting: voor het bewaren van administratieve gegevens conform de belastingwetgeving.
• Toestemming: wanneer je expliciet toestemming geeft, bijvoorbeeld voor het ontvangen van projectupdates.

5. AI-diensten en gegevensverwerking

Qozen AI bouwt dashboards en workflows die gebruikmaken van AI-technologie (o.a. large language models). Hierbij geldt:

• Wanneer wij AI-workflows bouwen voor opdrachtgevers, treden wij op als verwerker. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk als verwerkingsverantwoordelijke.
• Klantdata worden niet gebruikt voor het trainen van onze eigen modellen.
• Bij gebruik van externe AI-providers (zoals OpenAI of Anthropic) gelden hun verwerkersvoorwaarden. Wij selecteren uitsluitend providers met adequate privacywaarborgen.
• Gevoelige acties binnen dashboards (zoals het versturen van mails) worden standaard beveiligd via een approval-proces.

6. Delen met derden

Qozen AI verkoopt jouw gegevens nooit aan derden. Wij kunnen gegevens delen met:

• Hostingproviders voor het draaien van onze dashboards en website
• AI-providers (zoals OpenAI, Anthropic) die noodzakelijk zijn voor de werking van de gebouwde workflows
• Boekhoudsoftware voor facturatie
• Overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is

Met alle partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst af.

7. Bewaartermijnen

• Administratieve gegevens (facturen, overeenkomsten): 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• Contactformulier-gegevens: maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit voortkomt.
• Website-analytics: maximaal 26 maanden (afhankelijk van de gebruikte tool).

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de site. Daarnaast kunnen wij analytische cookies inzetten om het websitegebruik te analyseren. Deze gegevens zijn niet herleidbaar tot een individu.

Bij je eerste bezoek vragen wij toestemming voor niet-essentiële cookies. Je kunt je voorkeuren op elk moment wijzigen via je browserinstellingen.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. Denk hierbij aan:

• Versleutelde verbindingen (SSL/TLS)
• Toegangscontrole op systemen en dashboards
• Veilige hosting binnen de EU
• API-keys en wachtwoorden zijn niet zichtbaar in de frontend

10. Jouw rechten

Op grond van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: je mag opvragen welke gegevens wij van je bewaren.
• Recht op rectificatie: je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken jouw gegevens te wissen.
• Recht op beperking: je kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: je kunt vragen om een kopie van je gegevens in een gangbaar formaat.
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Je kunt een verzoek indienen via info@qozenai.nl. Wij reageren binnen vier weken op je verzoek. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Subverwerkers en internationale doorgifte

Wij maken gebruik van technische dienstverleners voor o.a. hosting van de website en applicaties, transactionele e-mail, logging, planning van gesprekken en, waar relevant, het aanroepen van AI-modellen via gecontracteerde aanbieders. Met deze partijen worden passende afspraken gemaakt (zoals een verwerkersovereenkomst) en worden alleen de gegevens gedeeld die nodig zijn voor de dienst.

Een actuele lijst van categorieën subverwerkers kun je bij ons opvragen via info@qozenai.nl. Gegevens kunnen in uitzonderlijke gevallen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt; dat gebeurt dan alleen met passende waarborgen (bijvoorbeeld EU-modelclausules of adequaatheidsbesluiten), tenzij een specifieke uitzondering uit de AVG van toepassing is.

12. Geautomatiseerde besluitvorming en kinderen

Voor bezoekers van deze website en gebruikers van ons standaard contact-/planningsproces zetten wij geen puur geautomatiseerde besluitvorming in die in de zin van de AVG juridische gevolgen voor jou heeft of jou op vergelijkbare wijze significant treft. Voor maatwerk-dashboards leggen het offerte-document en eventuele verwerkersovereenkomst uit waar menselijke tussenkomst is voorzien.

Onze diensten en website zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Bewust verzamelen wij geen gegevens van kinderen.

13. Wijzigingen

Qozen AI behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je via e-mail of een melding op de website.