1. Wie zijn wij?
Qozen AI is gevestigd aan de Westerstraat 10, 3016 DH Rotterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96716606. BTW-identificatienummer: NL005227750B76. Voor vragen over deze privacyverklaring of een verzoek op grond van de AVG kun je contact opnemen via info@qozenai.nl of telefonisch via 010 360 3123.
Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor profilering ten behoeve van derden. Voor maatwerk- en pilottrajecten kunnen aanvullende afspraken in een offerte of verwerkersovereenkomst staan; die hebben voorrang op deze privacyverklaring voor zover het die trajecten betreft.
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:
- Voor- en achternaam
- Organisatie en functie
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en paginabezoeken
- Gegevens die je zelf invult via ons contactformulier of bij het plannen van een gesprek
3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen:
- Het uitvoeren van onze diensten: het ontwerpen, bouwen en onderhouden van software op maat
- Het beantwoorden van vragen en verzoeken via ons contactformulier
- Het versturen van offertes, facturen en projectupdates
- Het verbeteren van onze website en dienstverlening
- Het naleven van wettelijke verplichtingen, zoals belastingwetgeving
4. Grondslagen voor verwerking
- Uitvoering van een overeenkomst: wanneer verwerking noodzakelijk is om onze diensten te leveren.
- Gerechtvaardigd belang: voor het verbeteren van onze website en het beantwoorden van contactverzoeken.
- Wettelijke verplichting: voor het bewaren van administratieve gegevens conform de belastingwetgeving.
- Toestemming: wanneer je expliciet toestemming geeft, bijvoorbeeld voor het ontvangen van projectupdates.
5. AI-diensten en gegevensverwerking
Qozen AI bouwt software die gebruikmaakt van AI-technologie, waaronder taalmodellen. Hierbij geldt:
- Wanneer wij software bouwen en beheren voor opdrachtgevers, treden wij op als verwerker. De opdrachtgever blijft verwerkingsverantwoordelijke.
- Klantdata worden niet gebruikt voor het trainen van modellen.
- Bij gebruik van externe AI-aanbieders gelden hun verwerkersvoorwaarden. Wij selecteren uitsluitend aanbieders met adequate privacywaarborgen.
- Beslissingen met gevolgen voor personen worden door een medewerker genomen, niet door de software alleen.
6. Delen met derden
Qozen AI verkoopt jouw gegevens nooit aan derden. Wij kunnen gegevens delen met:
- Hostingproviders voor het draaien van onze website en applicaties
- AI-aanbieders die noodzakelijk zijn voor de werking van de gebouwde software
- Aanbieders van transactionele e-mail en planningstools
- Boekhoudsoftware voor facturatie
- Overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is
Met alle partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
7. Bewaartermijnen
- Administratieve gegevens (facturen, overeenkomsten): 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
- Contactformulier-gegevens: maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit voortkomt.
- Website-analytics: maximaal 26 maanden, afhankelijk van de gebruikte tool.
8. Cookies
Onze website maakt gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de site. Daarnaast kunnen wij analytische cookies inzetten om het websitegebruik te analyseren. Deze gegevens zijn niet herleidbaar tot een individu. Je kunt je voorkeuren op elk moment wijzigen via je browserinstellingen.
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang:
- Versleutelde verbindingen (TLS)
- Toegangscontrole op systemen en applicaties
- Hosting binnen de EU
- Sleutels en wachtwoorden zijn niet zichtbaar in de frontend
10. Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar.
Je kunt een verzoek indienen via info@qozenai.nl. Wij reageren binnen vier weken. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Subverwerkers en internationale doorgifte
Wij maken gebruik van technische dienstverleners voor onder meer hosting, transactionele e-mail, logging, het plannen van gesprekken en, waar relevant, het aanroepen van AI-modellen via gecontracteerde aanbieders. Met deze partijen worden passende afspraken gemaakt en alleen de gegevens gedeeld die nodig zijn voor de dienst.
Een actuele lijst van categorieën subverwerkers kun je opvragen via info@qozenai.nl. Gegevens kunnen in uitzonderlijke gevallen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt; dat gebeurt dan alleen met passende waarborgen, zoals EU-modelclausules of adequaatheidsbesluiten.
12. Geautomatiseerde besluitvorming en kinderen
Voor bezoekers van deze website en gebruikers van ons contact- en planningsproces zetten wij geen geautomatiseerde besluitvorming in die juridische gevolgen heeft of je op vergelijkbare wijze significant treft. Voor maatwerksoftware leggen de offerte en de verwerkersovereenkomst vast waar menselijke tussenkomst is voorzien.
Onze diensten en website zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Bewust verzamelen wij geen gegevens van kinderen.
13. Wijzigingen
Qozen AI behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je via e-mail of een melding op de website.
Contactgegevens
Qozen AI
Westerstraat 10
3016 DH Rotterdam
KVK 96716606 · BTW NL005227750B76
info@qozenai.nl · 010 360 3123