Algemene voorwaarden

1. Definities

• Qozen AI: de eenmanszaak Qozen AI, gevestigd te Rotterdam, ingeschreven bij de KvK onder nummer 96716606, BTW-identificatienummer NL005227750B76.
• Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Qozen AI.
• Diensten: alle werkzaamheden die Qozen AI verricht, waaronder het ontwerpen, bouwen en onderhouden van AI Operations Dashboards, workflows en aanverwante automatiseringen.
• Dashboard: de door Qozen AI ontwikkelde webapplicatie waarin AI-workflows, leads, opvolgingen en rapportages zichtbaar en beheerbaar worden gemaakt.

2. Demo’s, website en contractuele scope

Productdemo’s, voorbeeldschermen en teksten op de website (waaronder de recruitment-productdemo) illustreren een productrichting. Wat Qozen AI contractueel levert, staat in de offerte, bevestiging van opdracht en verdere schriftelijke afspraken. Standaard omvat een pilot geen volledige automatische koppeling met externe platforms (zoals ATS, professionele netwerksites, agenda-tools of klantomgevingen), tenzij dat uitdrukkelijk als onderdeel van de scope is beschreven en gefactureerd.

3. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen Qozen AI en de opdrachtgever. Afwijkingen zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk zijn overeengekomen.

Door het verstrekken van een opdracht of het accepteren van een offerte verklaart de opdrachtgever zich akkoord met deze voorwaarden.

4. Offertes en overeenkomsten

• Alle offertes van Qozen AI zijn vrijblijvend en hebben een geldigheidsduur van 14 dagen, tenzij anders aangegeven.
• Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat de opdrachtgever een offerte schriftelijk (of per e-mail) accepteert, dan wel wanneer Qozen AI feitelijk met de werkzaamheden begint.
• Elke offerte bevat een omschrijving van de scope, het tijdsbestek, de setupkosten en de maandelijkse kosten.

5. Uitvoering van diensten

Qozen AI voert alle diensten uit naar beste inzicht en vermogen. Het betreft een inspanningsverplichting, geen resultaatverplichting. Specifiek voor AI-diensten geldt:

• AI-oplossingen zijn afhankelijk van externe factoren zoals de beschikbaarheid en prestaties van AI-modellen (o.a. OpenAI, Anthropic), datakwaliteit en API-beschikbaarheid.
• Qozen AI garandeert niet dat AI-gegenereerde output altijd foutloos, volledig of actueel is.
• De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het controleren en goedkeuren van AI-gegenereerde acties alvorens deze worden uitgevoerd (bijvoorbeeld via de approval inbox).

6. Verantwoord gebruik van AI

De door Qozen AI geleverde dashboards en AI-workflows mogen niet worden ingezet voor:

• Het stellen van medische diagnoses of het geven van medisch advies
• Het nemen van juridisch bindende beslissingen zonder menselijke beoordeling
• Het nemen van financiële beslissingen zonder menselijke controle
• Discriminerende, misleidende of onrechtmatige doeleinden
• Het massaal versturen van ongewenste berichten (spam)

De opdrachtgever draagt volledige verantwoordelijkheid voor het gebruik van de geleverde systemen en de output die daaruit voortkomt.

7. Meerwerk

Werkzaamheden die buiten de overeengekomen scope vallen, gelden als meerwerk. Meerwerk wordt pas uitgevoerd na schriftelijke overeenstemming over de aanvullende kosten. Voorbeelden van meerwerk zijn:

• Extra workflows bovenop het afgesproken pakket
• Aanvullende integraties (CRM, ATS, WhatsApp, externe API’s)
• Wijzigingen in scope na oplevering van het dashboard
• Training of onboarding van extra teamleden

8. Prijzen en betaling

• Alle genoemde prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
• Setupkosten worden gefactureerd bij aanvang van het project. Maandelijkse kosten worden per maand vooraf gefactureerd.
• De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
• Bij niet-tijdige betaling is Qozen AI gerechtigd de dienstverlening op te schorten en wettelijke rente in rekening te brengen.
• Externe kosten (zoals API-verbruik van AI-providers) worden 1-op-1 doorbelast, vermeerderd met 15% beheervergoeding.

9. Intellectueel eigendom

• Alle intellectuele eigendomsrechten op door Qozen AI ontwikkelde code, dashboards, prompts, systemen en documentatie berusten bij Qozen AI.
• De opdrachtgever ontvangt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.
• Het is niet toegestaan om door Qozen AI geleverde systemen te kopiëren, aan te passen of door te verkopen zonder schriftelijke toestemming.
• Door de opdrachtgever aangeleverde data, content en materialen blijven eigendom van de opdrachtgever.

10. Gegevensverwerking en AVG

• Qozen AI verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zie onze privacyverklaring voor details.
• Wanneer Qozen AI persoonsgegevens verwerkt namens de opdrachtgever, treedt Qozen AI op als verwerker. Indien gewenst sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
• De opdrachtgever garandeert dat alle aan Qozen AI verstrekte gegevens rechtmatig zijn verkregen en dat de benodigde toestemmingen zijn verkregen.

11. Aansprakelijkheid

• De aansprakelijkheid van Qozen AI is beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende dienst is gefactureerd in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis.
• Qozen AI is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of schade door bedrijfsstagnatie.
• Qozen AI is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit foutieve of onverwachte AI-output, noch voor beslissingen die de opdrachtgever neemt op basis van AI-gegenereerde resultaten.
• Qozen AI is niet aansprakelijk voor storingen, onderbrekingen of wijzigingen bij externe diensten en AI-providers waarvan de dashboards afhankelijk zijn.

12. Onderhoud en support

• Doorlopende pakketten omvatten maandelijks onderhoud en kleine optimalisaties, zoals beschreven in de offerte.
• Support is beschikbaar op werkdagen. Responstijd is afhankelijk van het gekozen pakket.
• Grotere aanpassingen of nieuwe functionaliteiten vallen onder meerwerk (zie artikel 7).

13. Looptijd en opzegging

• Eenmalige projecten: de overeenkomst eindigt na oplevering en betaling. Vroegtijdige opzegging door de opdrachtgever laat de betalingsverplichting voor reeds uitgevoerde werkzaamheden onverlet.
• Doorlopende diensten (maandelijkse pakketten): opzegbaar met een opzegtermijn van 1 kalendermaand, schriftelijk of per e-mail.
• Na beëindiging van de overeenkomst wordt de toegang tot het dashboard beëindigd. De opdrachtgever ontvangt desgevraagd een export van eigen data.

14. Overmacht

Qozen AI is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien sprake is van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: storingen bij externe AI-providers, internetuitval, stroomuitval, overheidsmaatregelen of andere omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van Qozen AI. Gedurende overmacht worden de verplichtingen van Qozen AI opgeschort.

15. Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten tussen Qozen AI en de opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden in eerste instantie in onderling overleg opgelost. Indien dit niet lukt, is de bevoegde rechter te Rotterdam exclusief bevoegd.

16. Wijzigingen

Qozen AI behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen worden bestaande opdrachtgevers hiervan op de hoogte gesteld.